หลาย ๆ คนที่ทำธุรกิจคงจะคุ้นเคยและได้ยินกับคำว่าใบวางบิล (Billing Note) และ ใบแจ้งหนี้ (Invoice) กันใช่มั๊ยละคะ แต่ก็ยังมีว่าที่เจ้าของธุรกิจร้านค้ามือใหม่อีกหลายท่านที่อาจจะยังไม่ทราบถึงความแตกต่างของเอกสารเหล่านี้ว่าเหมือนกันหรือไม่ ใช้งานยังไง ถ้าเป็นแม่ค้าออนไลน์จำเป็นต้องใช้หรือเปล่า? วันนี้พิมเพลินจึงรวบรวมข้อมูลของใบวางบิล ใบแจ้งหนี้มาไขข้อสงสัยให้กับว่าที่เจ้าของกิจการมือใหม่ทุกคนค่ะ

ใบวางบิล / ใบแจ้งหนี้ คืออะไร

ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ (Billing Note / Invoice) เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการ ร้านค้า ทำออกมาเพื่อแจ้งยอดชำระให้ลูกค้าได้ทราบจำนวนเงินที่ต้องชำระราคาสินค้าหรือบริการตามวันที่กำหนด เพื่อให้ลูกค้าสามารถชำระค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้องค่ะ

ขายของออนไลน์ จำเป็นต้องมีใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้มั๊ย?

ใบวางบิล และ ใบแจ้งหนี้ ต่างกันอย่างไร?

ผู้ประกอบการ พ่อค้า - แม่ค้ามือใหม่อาจจะยังสงสัยว่า ใบวางบิล กับ ใบแจ้งหนี้ เหมือนกันหรือไม่ การใช้งานแตกต่างยังไง พิมเพลินมีคำสรุปแบบเข้าใจง่าย ๆ ดังนี้ค่ะ

• ใบวางบิล : จะออกเมื่อผู้ประกอบการ ร้านค้าเรียกเก็บเงินตามระยะเวลากำหนดที่ให้กับลูกค้า หรือใช้แจ้งยอดค่าชำระตามวันกำหนดวางบิล โดยจะรวมยอดคงค้างทั้งหมด และสรุปค่าใช้จ่าย รายการสินค้ามีอะไรบ้าง

• ใบแจ้งหนี้ : เอาไว้แจ้งค่าสินค้าหรือบริการ โดยจะออกให้ลูกค้าทุกครั้งหลังจากการให้บริการสำเร็จเรียบร้อยแล้ว ภายในใบแจ้งหนี้จะระบุรายละเอียดสินค้า ค่าบริการ เป็นจำนวนเท่าไหร่ และลูกค้าจะต้องชำระเมื่อใด

ซึ่งในบางกรณีหรือบางธุรกิจ อาจจะใช้แค่ใบใดใบหนึ่ง (หัวเอกสารจะพิมพ์ว่า “ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้”) หรือ ทั้งสองใบก็ได้ ซึ่งแล้วแต่รูปแบบการใช้งานของแต่ละธุรกิจ แต่ละร้านค้าค่ะ

รายละเอียดภายในใบวางบิล / ใบแจ้งหนี้

โดยปกติ ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ แต่ละธุรกิจ ร้านค้าจะมีแบบมีแบบฟอร์มที่แตกต่างกัน แล้วแต่การออกแบบฟอร์มและข้อมูลที่ร้านค้าต้องการใส่เข้าไป แต่หลัก ๆ แล้วควรจะต้องมีข้อมูลสำคัญอยู่ในใบวางบิล และ ใบแจ้งหนี้ อยู่ด้วยกัน 2 ส่วน ดังนี้

1. ข้อมูลฝ่ายผู้ประกอบการร้านค้า (ผู้ออกใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)

• ชื่อและที่อยู่บริษัท/ร้านค้า

• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา

• เบอร์ติดต่อบริษัทร้านค้า

• เลขที่ใบวางบิล / ในแจ้งหนี้

• ลายเซ็นผู้วางบิล และ ระบุวันที่ที่ออกเอกสาร
  
  

2. ข้อมูลฝ่ายลูกค้า (ผู้รับใบวางบิล / ใบแจ้งหนี้)

• ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า

• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี

• รายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่สั่งซื้อ พร้อมระบุยอดรวมของบค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระ

• วันที่กำหนดชำระเงิน

• ลายเซ็นผู้รับใบวางบิล และระบุวันที่รับเอกสาร

ใบวางบางบิล / ใบแจ้งหนี้ เหมาะกับธุรกิจแบบไหน

ใบวางบิล / ใบแจ้งหนี้ โดยส่วนใหญ่มักจะกับธุรกิจ ร้านค้าประเภทขายส่ง ที่มีการส่งของเป็นล็อต ส่งสินค้าเป็นรอบ ๆ หลาย ๆ ครั้ง หรือธุรกิจที่มีการวางเครดิตในการชำระเงินให้กับลูกค้าได้ค่ะ

ถ้าเป็นธุรกิจร้านค้าประเภทขายส่ง ต้องส่งสินค้าเป็นล็อตใหญ่ ๆ ก็ถือว่ายังจำเป็นต้องมีค่ะ เพื่อให้กิจการของเรามีความน่าเชื่อถือกับลูกค้า สำหรับร้านค้าออนไลน์ที่ขายของบนโซเชียลหรือบนเว็บขายของออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็นแบบค้าปลีก ค้าส่ง ร้านค้าสามารถออกเป็นบิลรายการสินค้าออนไลน์ แทนใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ เพื่อแจ้งยอดชำระให้กับเงินลูกค้าได้ค่ะ (เพราะฝั่งพ่อค้า แม่ค้าที่ขายของออนไลน์จะไม่ได้เรียกเอกสารประเภทนี้ว่าใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ แต่จะเข้าใจในลักษณะของการออกบิลสินค้าแทนเพราะการใช้อยู่ในลักษณะเดียวกันค่ะ)

Page365 ระบบจัดการร้านค้าออนไลน์บนโซเชียล มีระบบเปิดบิลออนไลน์จากหน้าสนทนา ให้ลูกค้าได้เห็นรายละเอียดรายการสินค้า พร้อมช่องทางการชำระเงินในหน้าเดียว ช่วยคอนเฟิร์มสินค้าได้อย่างแม่นยำ ลดโอกาสการสั่งสินค้าผิด และยังสามารถกำหนดวันหมดอายุบิล ช่วยให้ลูกค้าจ่ายเงินภายในเวลากำหนด ก่อนพิมพ์ออกเป็นบิลใบเสร็จรับเงิน เป็นหลักฐานให้กับลูกค้าตอนจัดส่งสินค้าในกรณีที่ลูกค้าของเราต้องการเอกสารใบเสร็จชำระเงินตัวจริงค่ะ

และนี่ก็คือข้อมูลใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ ที่น้องพิมเพลินนำข้อมูลมาไขข้อสงสัยกันค่ะ หวังว่าว่าที่ผู้ประกอบการมือใหม่ รวมถึงพ่อค้า - แม่ออนไลน์จะเข้าใจถึงการใช้งานจริง ๆ ของใบเอกสารทั้งสองแบบนี้มากขึ้นนะคะ ^^

หากคุณสนใจใช้งาน Page365 คุณสามารถ สมัครใช้งานฟรี

หรืออ่านข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ เริ่มต้นกับ Page365 หรือ ทำไมเราถึงฟรี?